Jak przygotować raport PR?

Specjaliści PR potrzebują solidnego i niedrogiego sposobu na zaprezentowanie wyników swojej pracy. Czy wszystkie komunikaty prasowe przyniosły pożądany efekt? Czy dotarcie do influencerów zapewniły znaczącą wartość? Czy osiągnąłeś swoje KPI? Oto wszystko, co musisz wiedzieć o raportach PR!

Wniosek jest prosty – musisz udowodnić swoim przełożonym wartość swojej pracy. Czy liczby rosną? Czy Twoja praca wpływa na wyniki finansowe firmy? Te informacje są kluczowe dla CEO, CMO i innych profesjonalistów PR, z którymi współpracujesz.

Raportowanie pomaga w graficznym przedstawieniu zwrotu z inwestycji. Wyniki biznesowe są ważnymi wskaźnikami dla zarządu, dlatego ważne jest, aby pokazać odpowiednie liczby w kompleksowy sposób.

W artykule omówimy najbardziej efektywny sposób tworzenia raportów PR!

Oto, co przed nami:

• Struktura raportów PR
• Narzędzia public relations
• Metryki raportowania PR
• Elementy raportu PR
• Najlepsze praktyki tworzenia raportów PR

Struktura raportów PR

Raporty są fundamentalną częścią branży PR. Dobrze opracowany raport pomoże Ci podejmować bardziej wnikliwe decyzje biznesowe. Ważne jest, aby tworzyć raporty PR w odpowiednich odstępach czasu, aby zawsze mieć przegląd bieżącej sytuacji.

Rodzaj raportów zależy od grupy docelowej. Przełożeni lub klienci potrzebują innego rodzaju raportu PR niż zarząd lub inwestorzy.

Raporty miesięczne

Raporty miesięczne warto przygotowywać dla swojego bezpośredniego przełożonego.

Miesięczne raporty PR zapewniają ogólny przegląd aktualnej sytuacji marki. Możesz na bieżąco badać efekty swojej pracy i odpowiednio dostosowywać swoje działania. Możesz także przenieść swoje zasoby do planu, który przyniesie pożądane rezultaty.

Raporty kwartalne

Raporty kwartalne są interesującą lekturą dla wiceprezesa, CMO lub starszych specjalistów ds. PR.

Raporty kwartalne pomogą Ci bronić swoich wyników. Będziesz w stanie wskazać korelację między środkami wydanymi na kampanię PR a konkretnymi wynikami biznesowymi. Nawet jeśli angażujesz się w działania, które nie są bezpośrednio związane ze sprzedażą, możesz wyjaśnić korzyści dla marki, którą zarządzasz.

Raporty roczne

Roczne raporty PR zawierają informacje ważne dla prezesów, zarządu lub inwestorów.

Raporty roczne są jednymi z najważniejszych raportów PR, jakie musisz przygotować. Twój szef będzie podejmował decyzje budżetowe w oparciu o dane w nim zawarte. Jeśli potrzebujesz pieniędzy na dodatkowe narzędzia, nowych członków zespołu lub inne zasoby, powinieneś wskazać to w raporcie. Nie zapomnij wspomnieć o oczekiwanych rezultatach wydatków.

Raporty PR z kampanii

Raporty z kampanii należy przygotowywać dla bezpośredniego przełożonego lub CMO. Odbiorcy raportu zależą od wielkości kampanii.

Przed rozpoczęciem kampanii public relations należy zdefiniować swoje cele. Raport będzie zawierał informację, czy cel został osiągnięty i co należy poprawić przed kolejną kampanią.

Raport kryzysowy

Każda marka jest podatna na kryzys. Zarządzanie kryzysowe jest szansą dla managerów PR. Dzięki raportowi kryzysowemu PR możesz pokazać, w jaki sposób Twój dział pomógł zminimalizować szkody, zmienić narrację i chronić reputację marki.

Narzędzia public relations

Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kampanii public relations należy znaleźć odpowiednie narzędzie, które ułatwi bieżący monitoring i analizę działań public relations.

Idealne narzędzie będzie zbierać dane w czasie rzeczywistym z różnych źródeł, w tym platform internetowych i mediów społecznościowych. Ponadto narzędzie do monitoringu mediów powinno zapewniać wgląd w dział marketingu i komunikacji, który można wykorzystać do ulepszenia istniejących kampanii public relations.

Zdecydowanie polecam korzystanie z narzędzia do monitorowania mediów, na przykład Brand24, jednego z najbardziej niezawodnych i przystępnych cenowo narzędzi na rynku.

Wdrożenie tego typu narzędzia do stosu narzędzi marketingowych i komunikacyjnych przyniesie wiele korzyści. Przyjrzyjmy się im!

Alternatywnie, wypróbuj jedno z tych narzędzi do monitorowania PR.

Analiza public relations

Wiele narzędzi do public relations automatycznie analizuje zebrane wzmianki. Solidna sekcja analityczna pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, sprawi, że wyniki kampanii PR będą łatwiejsze w zarządzaniu i przeniesie działania public relations na wyższy poziom.

Co powinna zawierać idealna analiza PR?

• liczbę wzmianek
• sentyment
• zasięg, zarówno dla mediów społecznościowych, jak i źródeł internetowych
• kontekst dyskusji
• w pełni konfigurowalne raporty PDF
• porównanie dwóch lub więcej projektów monitorowania mediów.

Źródła danych PR

Oprócz części analitycznej wyników, należy przyjrzeć się źródłom danych.

Niektóre narzędzia PR koncentrują się na mediach społecznościowych, inne obejmują tylko źródła internetowe. Moim zdaniem warto uzyskać dane ze wszystkich źródeł, aby Twój marketing i komunikacja mogły podejmować jak najbardziej świadome decyzje.

Z jakich źródeł Brand24 dostarcza wyniki?

• główne platformy mediów społecznościowych, w tym Facebook, Instagram, Twitter, Twitch, TikTok i YouTube
• publicznie dostępne źródła internetowe
• podcasty
• newslettery
• serwisy informacyjne
• blogi
• witryny z recenzjami
• fora

Jak widać, Brand24 obejmuje wszystkie źródła mediów. Co więcej, dane są gromadzone w czasie rzeczywistym, a powiadomienia e-mail i w aplikacji pomogą Ci być na bieżąco.

Metryki raportowania PR

Po podjęciu decyzji, jaki rodzaj raportu PR chcesz przygotować i kto jest docelowym czytelnikiem, warto przyjrzeć się bliżej metrykom raportowania PR. Metryki pomogą Ci zmierzyć postępy Twoich działań.

Które wskaźniki PR należy monitorować, aby określić sukces swoich działań PR?

Liczba wzmianek

Liczba wzmianek pokazuje, ile razy nazwa marki, produktu lub usługi została użyta w sieci. Teoretycznie, im większa liczba wzmianek, tym lepsza rozpoznawalność marki.

Ważne jest, aby rozpocząć analizę PR właśnie od liczby wzmianek. Nagły wzrost liczby będzie wskazywał, że Twoja kampania PR działa. Coraz więcej osób słyszy o Twojej firmie, dlatego poziom świadomości marki rośnie.

Sentyment

Sentyment zapewnia kontekst potrzebny do oceny wpływu komunikacji public relations na markę.

Sentyment powie Ci, co ludzie myślą o Twojej firmie. Narzędzie wykorzystuje NLP i algorytmy oparte na sztucznej inteligencji, aby określić, czy sentyment do Twojej marki jest pozytywny, negatywny czy neutralny.

Analiza sentymentu pomoże Ci dostrzec zbliżający się kryzys i przeciwdziałać jego skutkom. Proces ten pomaga określić najbardziej skuteczne treści i ostatecznie pomaga zwiększyć zasięg.

Zasięg

Zasięg to wskaźnik, który pomaga ocenić rozprzestrzenianie się wiadomości w Internecie. Jest to szczególnie ważne dla agencji PR, które muszą pracować nad relacjami z mediami.

Narzędzia do monitoringu mediów pomogą Ci przeanalizować wszystkie publicznie dostępne wzmianki zawierające twoje słowo kluczowe. Jednym z dostępnych wskaźników analitycznych jest zasięg. Brand24 oblicza zarówno zasięg społecznościowy, jak i nie-społecznościowy.

Elementy raportu PR

Oprócz wskaźników PR, raport powinien zawierać inne ważne informacje.

Dobrą wiadomością jest to, że struktura raportu powinna pozostać taka sama dla każdej branży PR. Możesz dopasować raport i wskaźniki do swojej strategii PR, aby przedstawić najbardziej przydatne dane.

Co manager PR powinien zawrzeć w raporcie?

Podsumowanie

W zależności od grupy odbiorców i struktury organizacji przygotujesz inny raport. Niezależnie od tego, czy raport czyta dyrektor generalny, kierownik czy zarząd, muszą oni zobaczyć najważniejsze spostrzeżenia i wyniki.

Dlatego zawsze należy dołączyć szczegółowe podsumowanie zasięgu marki.

Benchmarki

Wszystkie dane prezentowane w raportach PR wymagają kontekstu. Wybierz odpowiednie benchmarki, zarówno z poprzednich kampanii, jak i danych konkurencji, aby poprawnie zinterpretować swoje dane.

Analiza konkurencji

Analiza konkurencji jest integralną częścią rocznego raportu PR. Analiza konkurencji zilustruje ogólną obecność biznesową i sentyment do marki. Analiza konkurencji jest szczególnie ważna dla relacji inwestorskich.

Najlepsze praktyki tworzenia raportów PR

Wiesz już wiele o pisaniu raportu PR – wiesz, że musisz zdefiniować odbiorców, określić rodzaj raportu PR i mieć przegląd wskaźników, które musisz śledzić.

Istnieją inne najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące raportowania PR, które należy wdrożyć, aby odnieść sukces i pokazać zwrot z inwestycji.

Jasno określ cele kampanii PR

Twój raport będzie tylko tak dobry, jak Twoja kampania PR. Dlatego tak ważne jest, aby jasno określić cele kampanii, zanim zaczniesz cokolwiek robić. W swoich raportach musisz przedstawić dowody na to, że Twoja praca przynosi znaczącą wartość dla firm Twoich klientów.

Wskaźniki KPI w public relations

Przedstawiliśmy już wskaźniki raportowania PR, ale nie każdy wskaźnik będzie równie ważny dla każdego klienta. Dlatego przed rozpoczęciem raportowania PR należy uzgodnić z klientem kluczowe wskaźniki wydajności.

Ważne jest, aby być po tej samej stronie, jeśli chodzi o KPI, aby móc śledzić właściwe wskaźniki przez cały czas. Monitoring mediów najlepiej rozpocząć jeszcze przed rozpoczęciem kampanii, ponieważ gromadzenie danych historycznych jest kosztowne i nie zawsze dokładne.

Wizualizacje

Docelowi odbiorcy raportów są zazwyczaj zajęci. Aby raporty były bardziej zrozumiałe, dołącz do nich elementy wizualne, na przykład wykresy, grafy lub tabele. Wizualizacje ułatwią udowodnienie wartości biznesowej public relations dla firmy.

Dodaj swoje rekomendacje

Przygotowywanie comiesięcznych raportów daje wyjątkową przewagę nad konkurencją. Masz wgląd w dane, dzięki którym możesz łatwo dostrzec trendy, zidentyfikować najskuteczniejsze treści i zapewnić cenne informacje zwrotne po specjalnych wydarzeniach i premierach produktów.

Dostrzeganie spostrzeżeń pozwala na dostarczanie cennych zaleceń dotyczących dostosowania działań PR, aby wnieść jeszcze większą wartość do działań marketingowych.