Podstawy skutecznego zarządzania wydarzeniem

Organizacja i prowadzenie wydarzenia to ogromne przedsięwzięcie na wielu poziomach. Przygotowując event należy zatroszczyć się m.in. o:

• Catering
• Miejsce
• Identyfikację wizualną
• Sprzedaż biletów
• I całą masę rzeczy, o których nie mam pojęcia

Wiem jednak, że udane wydarzenie wymaga silnej obecności w Internecie. Zarządzanie wydarzeniem na miejscu to jedno — należy pamiętać, że w dzisiejszych czasach trzeba także dbać o to, co w sieci. Do tanga trzeba dwojga!

W tym poście opowiem o podstawach zarządzania wydarzeniem z poziomu sieci.

O ważności marketingu i zarządzania wydarzeniem

Na sukces imprezy składają się głównie trzy rzeczy:

• Reputacja organizatora, która jest swojego rodzaju gwarantem jakości i wartości
• Zainteresowanie i frekwencja
• Organizacja samego wydarzenia

Podczas gdy reputacja organizatora jest wyryta w kamieniu, na organizację wydarzenia i marketing mamy całkiem duży wpływ. Online marketing przynosi wiele korzyści:

• Przyprowadza uczestników
• Przyprowadza sponsorów
• Przyprowadza prelegentów
• Wzmacnia reputację marki
• Zwiększa przychody
• Wzmacnia relacje z klientami
• Zapewnia większą widoczność w mediach
• Sprzyja tworzeniu relacji
• Generuje backlinki i wzbogaca SEO
• Zwiększa zasięgi w mediach społecznościowych

Równie ważnym aspektem jest samo zarządzanie wydarzeniem z poziomu sieci. Mam na myśli tutaj stworzenie strony internetowej wydarzenia, obsługa systemu płatności, czy przeprowadzanie ankiet wśród uczestników.

Każde z nich przyczynia się do sukcesu wydarzenia.

Niektóre problemy w zarządzaniu wydarzeniem

Zarządzanie wydarzeniem i jego marketing są pełne wyzwań, którym czoła musi stawić każdy event manager. Poniżej przedstawiam sześć ważnych aspektów organizacji wydarzenia, które mogą przysporzyć nieco problemów.

1. Brak narzędzi do zarządzania wydarzeniem.

Narzędzia do zarządzania wydarzeniem są bardzo dobrym rozwiązaniem, ponieważ oferują wiele funkcji. Praca event managera lub koordynatora została nazwana piątym najbardziej stresogennym zawodem na świecie. Odpowiednie oprogramowanie pozwoli nieco powstrzymać siwienie lub utratę włosów przez stres towarzyszący organizacji wydarzenia.

Z kompleksowym i solidnym narzędziem do zarządzania wydarzeniami mamy wszystko pod kontrolą i nie musimy się martwić o to, czy formularz rejestracji, lub system płatności działają. Teraz możesz skupić się na przebiegu konferencji.

Całe szczęście, że są narzędzia, które posiadają wiele funkcji i są na tyle kompleksowe, że są w stanie zabezpieczyć całość lub większość działań związanych z zarządzaniem wydarzeniem z poziomu sieci. Jednym z takich narzędzi jest CONREGO.

2. Brak planu działania.

Plan działania jest konieczny w każdym przedsięwzięciu. Nie inaczej jest z organizacją wydarzenia. Przed organizacją wydarzenia należy stworzyć plan, który będzie określał cele wydarzenia, budżet, niezbędne narzędzia oraz metody oceny działań.

3. Spóźniona reakcja.

Jeśli chodzi o marketing wydarzenia, to działania w tym kierunku powinny rozpocząć się na długo przed samym wydarzeniem.

Im dłużej w sieci trwa buzz na temat wydarzenia, tym wiekszą widoczność zyskuje wydarzenie, co ma wpływ na jego sukces — zwiększa się szansa, że wydarzenie zainteresuje kolejnych uczestników lub sponsorów.

4. Nieznajomość metryk do analizy.

Wśród firm często brakuje świadomości na temat metryk, które mogą śledzić, aby ocenić efektywność swoich działań — dotyczy to szczególnie metryk związanych z mediami społecznościowymi.

Taki stan rzeczy bierze się z dwóch przyczyn: braku świadomości i nieznajomości odpowiednich narzędzi.

Jeśli mowa o mediach społecznościowych, to mamy tutaj do czynienia z kilkoma metrykami, których śledzenie pomoże nam określić jak wygląda buzz o naszym wydarzeniu w mediach społecznościowych: ilość wzmianek o wydarzeniu, zasięg wzmianek i ich autorów oraz ilość interakcji (komentarze, polubienia, udostępnienia).

Jednym z narzędzi, które mierzy te wskaźniki jest Brand24.

5. Brak dedykowanego hashtagu wydarzenia.

Hashtag wydarzenia to mus!

Taki hashtag nie tylko wygląda cool, ale przede wszystkim pomaga w szerzeniu świadomości marki i zbiera wszystkie treści dotyczące wydarzenia w jednym miejscu. Co więcej, hashtag wydarzenia może zostać poddany analizie, na podstawie której ocenimy efektywność naszych działań w mediach społecznościowych.

6. Brak zaangażowania uczestników w mediach społecznościowych.

Generowanie zaangażowania związanego z wydarzeniem powinno zacząć się jeszcze przed wydarzeniem, trwać w trakcie oraz po wydarzeniu.

Interakcje z uczestnikami wydarzenia wzmacniają relację i pokazują, że marka dba o swoich klientów. Najprostsze interakcje ze strony marki często wywołują pozytywny odzew u klientów, dlatego warto dbać o te relacje.

Powyżej znalazło się zaledwie kilka problemów, z którymi muszą borykać się organizatorzy wydarzeń. Teraz spójrzmy na to, co może ułatwić cały proces zarządzania wydarzeniem z poziomu sieci.

Zrób to sam

1. Strona / landing page wydarzenia.

Strona internetowa wydarzenia to prawdopodobnie najważniejsze miejsce, które potencjalny uczestnik może odwiedzić — to tutaj użytkownik zapoznaje się z programem konferencji i może dokonać zakupu biletu.

Pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Mając to na uwadze, strona lub landing page wydarzenia powinny być stworzone z uwzględnieniem najlepszych praktyk jeśli chodzi o projekt, UX, teksty, informacje oraz styl.

Każda strona internetowa wydarzenia lub landing page powinny składać się z kilku nieodzownych elementów:

• Formularza rejestracyjnego
• Programu konferencji
• Lokalizacji
• Informacji o organizatorze
• Warunków uczestnictwa

Strona wydarzenia powinna być oczkiem w głowie organizatora. Na szczęście istnieją narzędzia, dzięki którym takie strony, czy landingi mogą być bardzo szybko stworzone. Dzięki takim narzędziom, mogą one być tworzone bez udziału programisty, co stanowi ogromną wartość. Co ważne, taką stronę czy landinga można edytować i zmieniać w dowolnym momencie. Nadal bez udziału programisty.

Jednym z takich narzędzi jest system rejestracji i obsługi wydarzeń CONREGO. W narzędziu można łatwo i szybko tworzyć profesjonalne landingi dla wydarzenia.

Kreatory landing page’y są bardzo proste i intuicyjne w obsłudze. Takie narzędzia zazwyczaj posiadają już gotowe elementy, z których powinien składać się landing page, np. przyciski CTA, formularze rejestracji, header’y, obrazki, banery, mapy i inne.

Zaletą CONREGO jest to, że oferuje duże możliwości edycji elementów, styli, projektu i brandingu — bez problemu możemy dopasować wygląd landing page’a do naszego brandingu.

2. System rejestracji.

Zarezerwowaliśmy miejsce. Potwierdziliśmy zaproszonych prelegentów. Mamy landing page’a naszego wydarzenia. Teraz nadszedł czas, aby otworzyć rejestrację!

Czy możesz sobie wyobrazić rejestrację offline? Cóż, jest to możliwe, ale w dobie Internetu nie ma to najmniejszego sensu. Potrzebny będzie solidny system rejestracji uczestników.

Systemy rejestracji różnią się złożonością i funkcjami. Najlepsze oprogramowanie do rejestracji oferuje tworzenie wielu kroków rejestracji, w których można dostosować m.in.:

• Miejsca w sali konferencyjnej
• Noclegi
• Możliwość wielokrotnej rejestracji przy wykorzystaniu tego samego adresu email
• Rejestracje grupowe
• Zaproszenia
• Dostępność rejestracji
• Układ
• Agenda
• Podsumowanie
• Potwierdzenie

Te oraz inne kroki można z łatwością edytować w CONREGO. Co ważne, rozwiązania, które oferuje ta platforma mogą być wykorzystane zarówno przez duże jak i małe wydarzenia.

3. Hashtag wydarzenia.

Jak już wspomniałem wcześniej, skuteczny marketing wydarzenia wymaga dedykowanego hashtagu wydarzenia. Jego głównym zastosowaniem, oprócz szerzenia świadomości, jest zbieranie wszystkich treści w jednym miejscu.

To nie wszystko. Hashtag wydarzenia daje jeszcze więcej:

• Wspiera networking
• Wspiera interakcje z uczestnikami wydarzenia w mediach społecznościowych
• Pomaga zmierzyć buzz w mediach społecznościowych
• Zwiększa świadomość marki
• Zwiększa zasięg w mediach społecznościowych

Bardzo ciekawe informacje na temat działania naszego hashtaga można wyciągnąć z narzędzi do monitoringu sieci i mediów społecznościowych. Oprócz możliwości gromadzenia wzmianek naszych słów kluczowych, narzędzia do monitoringu internetu oferują także analizę zebranych wzmianek.

Narzędzia do monitoringu sieci analizują zasięg treści i autorów w mediach społecznościowych używających nasz hashtag, liczą ile razy hashtag został użyty w określonym czasie, liczą ilość interakcji (polubienia, udostępnienia, komentarze), które wygenerowały treści z naszym hashtagiem.

Co więcej, monitoring Internetu pozwala zidentyfikować najbardziej aktywne i wpływowe profile używające nasz hashtag.

Jednym z takich narzędzi jest Brand24. Narzędzie to może zostać wykorzystane do zmierzenia buzzu jaki wygenerowało wydarzenie w mediach społecznościowych i sieci.

Organizator wydarzenia może w tym samym czasie śledzić buzz konkurencyjnego wydarzenia, aby następnie porównać liczby.

4. Zaproszenia.

Miło jest dostać zaproszenie na wydarzenie, prawda? Zaproszenia na wydarzenie są małą cegiełką, która przyczynia się do polepszenia customer experience uczestników wydarzenia.

Narzędzia do zarządzania wydarzeniami takie jak CONREGO oferują kreator zaproszeń, dzięki któremu możemy stworzyć i dostosować zaproszenia.

Możemy zmieniać ich wygląd i dostosowywać personalizację przy pomocy dedykowanych kodów i linków.

Wartościowym rozwiązaniem jest również generator PDF’ów. Dzięki niemu, możemy tworzyć nie tylko zaproszenia, ale również bilety, wejściówki, identyfikatory, certyfikaty i spersonalizowane poradniki. Kompleksowe narzędzia do zarządzania wydarzeniami to jest to!

5. System płatności.

Kolejnym ważnym aspektem zarządzania wydarzeniem w sieci jest system płatności. Tutaj nie można iść na skróty — system płatności musi być niezawodny. Takie systemy bardzo często są jedną z funkcji narzędzi do zarządzania wydarzeniami. Tak też jest w przypadku CONREGO.

Jeśli chodzi o płatności, to w narzędziu dostępne są także:

• Konfiguracja walut i stawek VAT
• System numeracji faktur
• Korekta terminu płatności na fakturach pro forma
• Konfiguracja dostępnych pozycji na fakturach poprzez łączenie punktów agendy i rezerwacji noclegowych
• Zmiana loga w nagłówku faktur
• Konfiguracja pól formularza rejestracyjnego
• Edycja danych sprzedawcy

Następnie, po dokonaniu opłaty, uczestnik wydarzenia powinien otrzymać potwierdzenie płatności, dlatego potrzebne są tutaj zautomatyzowane wiadomości.

Jeśli zarejestrowany uczestnik nie dokonał jeszcze wpłaty, przyda się także przypomnienie w postaci wiadomości.

Automatyczne wiadomości są niezbędne również w momencie, kiedy uczestnik nie zapłacił w wyznaczonym terminie i rejestracja została anulowana.

Jeśli mówimy już o płatnościach, to nie sposób nie wspomnieć o zniżkach. Można je użyć, aby zachęcić do uczestnictwa w wydarzeniu lub aby wynagrodzić stałych bywalców.

W narzędziach do zarządzania wydarzeniami takich jak CONREGO można dostosować m.in:

• Liczbę kodów rabatowych
• Ważność kodów rabatowych
• Liczbę limitów wykorzystania dla każdego kodu
• Które punkty wydarzenia obejmuje zniżka

6. Obecność w mediach społecznościowych.

Po stworzeniu dedykowanego hashtagu wydarzenia warto postawić także social stream.

Social stream to feed treści z mediów społecznościowych, wyświetlany na dużym ekranie podczas wydarzenia. Taki social stream pomaga w generowaniu zaangażowania — uczestnicy chętniej udzielają się w mediach społecznościowych, publikują zdjęcia co daje poczucie uznania. Poza tym, publikacja posta, który zaraz będzie widoczny dla innych w miejscu publicznym jest po prostu fajne!

Inne korzyści związane z social streamami, to m.in.:

• Promocja hashtagu marki lub wydarzenia
• Generacja zaangażowania
• Wzrost liczby followersów

Pamiętajmy, że social media wall wspiera zaangażowanie jedynie w pewnym stopniu — nic nie zastąpi relacji human to human.

Interakcje z uczestnikami są istotne, ponieważ klient czuje się doceniony przez markę, co pozytywnie wpływa na wskaźniki customer experience.

Kluczowa jest tu rola narzędzi do monitoringu sieci — ich potencjał tkwi w zbieraniu wzmianek z sieci i mediów społecznościowych w czasie rzeczywistym, w panelu, w aplikacji mobilnej, czy w powiadomieniach mailowych.

Oczywiście, że można przeglądać sieć w poszukiwaniu wzmianek o naszym wydarzeniu, jednakże jest to czasochłonne i nieefektywne rozwiązanie.

Dzięki właściwemu narzędziu do monitorowania sieci, możemy identyfikować rozmowy uczestników wydarzenia w mediach społecznościowych, nawiązywać relację i mierzyć rezultaty tego zaangażowania.

7. Ankiety.

Jednym z największych wyzwań jeśli chodzi o takie przedsięwzięcia jest pozyskanie feedbacku.

Część konsumentów dzieli się swoimi doświadczeniami w mediach społecznościowych, jednakże tego feedbacku nie ma zbyt wiele. A jako organizatorzy dobrze wiemy jak ważny jest feedback.

Z pomocą przychodzą tutaj ankiety. Są jednym z najlepszych sposobów na pozyskanie feedbacku. Dzięki nim możemy dowiedzieć się jak wydarzenie podobało się uczestnikom, czy spełniło ich oczekiwania i potrzeby.

Co więcej, uczestnicy bardzo często dzielą się celnymi sugestiami usprawnień wydarzenia, które warto zbierać i wprowadzać w życie.

Poniżej znajdziesz klika pytań, o które warto zapytać uczestników.

• Co sądzisz o prelegentach / treści / cateringu / miejscu / programie wydarzenia?
• Co najbardziej spodobało się Tobie na wydarzeniu?
• Co byś usprawnił?
• Czy będziesz uczestniczyć w kolejnej edycji wydarzenia?
• Czy polecisz wydarzenie znajomym?

Takie ankiety można z łatwością tworzyć i edytować w CONREGO — możemy tutaj dowolnie edytować treść, wygląd, czy też potwierdzenia.

8. Wyniki.

Po zakończeniu wydarzenia przychodzi czas na przyjrzenie się wynikom.

Trzeba pamiętać o tym, że rezultaty wydarzenia oznaczają co innego dla zespołu marketingowego, co innego dla zarządu, a jeszcze co innego dla koordynatorów wydarzenia.

Mając to na uwadze, istnieje wiele obszarów, które można ocenić:

• Buzz w mediach społecznościowych
• Ilość wzmianek
• Zasięg wydarzenia w mediach społecznościowych
• Liczba publikacji w mediach
• Satysfakcja uczestników
• Przychody
• Liczba uczestników
• Liczba wypełnionych ankiet
• Liczba rejestracji i ich typ

Podczas gdy analizą buzzu w sieci może zająć się narzędzie do monitoringu sieci, wyniki samego wydarzenia, takie jak ilość uczestników, płatności, typy rejestracji i inne mogą być zbadane przez narzędzie do zarządzania wydarzeniami.

Podsumowanie

Zarządzanie i marketing wydarzenia jest skomplikowanym procesem zarówno w “onlajnie”, jak i “offlajnie”.

Prowadzenie imprezy na najwyższym poziomie może być łatwiejsze dzięki odpowiednim narzędziom. Mając to na uwadze, warto zastanowić się nad kompleksowym oprogramowaniem do zarządzania wydarzeniami, w którego skład wchodzi wiele mniejszych narzędzi wspierających różne aspekty zarządzania wydarzeniem online: zaproszenia, rejestracje, płatności, czy analityka. CONREGO jest tutaj doskonałym wyborem.

To samo dotyczy marketingu. Kompleksowe narzędzie gromadzi wszystkie istotne dane w jednym miejscu — co gwarantuje łatwy dostęp i oszczędność czasu w pracy.

Dobre narzędzia pozwalają zaoszczędzić czas, pieniądze i, co najważniejsze, nerwy organizatora wydarzenia.