12 funkcji Google Workspace, które przyspieszą pracę marketera (i nie tylko)

W marcu 2022 roku Google opublikowało raport z badań przeprowadzonych przez niezależną firmę, Quadrant Strategies, z którego wynika, że 51% ankietowanych pracujących w dużych firmach, deklaruje wzrost produktywności ich zespołu po wprowadzeniu do organizacji pakietu Google Workspace. Czy taki wynik może dziwić?

Szczerze powiedziawszy, nie bardzo – Google od wielu lat konsekwentnie rozwija swoje narzędzia. Każdego miesiąca w aplikacjach pojawiają się nowe funkcje, które znacząco zwiększają efektywność pracy użytkowników. A jednak wciąż wiele osób nie wykorzystuje w pełni ich potencjału. Dziś przyjrzymy się kilku funkcjom w ramach pakietu Google Workspace, które można wykorzystać do podniesienia jakości pracy w zespołach prowadzących działania marketingowe.

1. Nagrywanie spotkań w Google Meet

Jeśli organizujesz webinary, prowadzisz szkolenia lub po prostu chcesz stworzyć materiały wideo, które w przyszłości będziesz udostępniać klientom lub wykorzystywać do zbierania leadów, to możesz to robić przy użyciu funkcji nagrywania w Google Meet. W aplikacji możesz nagrać każde spotkanie, którego jesteś gospodarzem lub współgospodarzem. Zanim jednak przejdziesz do rejestrowania spotkania, upewnij się, że wszyscy uczestnicy rozmowy bądź wydarzenia wyrażają na to zgodę. Oczywiście Meet możesz używać też po prostu jako rejestratora obrazu – w takiej sytuacji będziesz jedynym uczestnikiem rozmowy.

Aby nagrać spotkanie online, w czasie jego trwania kliknij w dolnym menu ikonę z trzema kropkami i wybierz opcję Zarządzaj nagrywaniem. W panelu bocznym po prawej stronie ekranu kliknij Rozpocznij nagrywanie. Kiedy ekran zacznie być rejestrowany, w lewym górnym rogu ekranu wszyscy uczestnicy zobaczą napis Nagrywanie.

Po zakończeniu spotkania nagranie zostanie automatycznie zapisane na Twoim Dysku Google w folderze Meet Recordings, o czym otrzymasz powiadomienie mailowe. Plik zapisany będzie w formacie MP4. Teraz możesz swobodnie udostępniać go swoim współpracownikom, klientom, kontrahentom lub członkom zrzeszonej wokół firmy społeczności.

2. Możliwość rezerwacji spotkań w Kalendarzu

Ta funkcja pojawiła się w Google Workspace w kwietniu 2022 roku i była jedną z szerzej komentowanych nowości, co tylko potwierdziło, jak potrzebna była to zmiana. A mowa o harmonogramie spotkań, czyli możliwości rezerwacji terminu w w Kalendarzu danego użytkownika przez osoby spoza jego organizacji. 

Jak to działa? Osoba określa swoją dostępność i udostępnia Kalendarz na zewnątrz (np. na stronie internetowej lub za pośrednictwem linku), a jego kontrahenci, klienci czy inni uzytkownicy sami mogą umawiać się na spotkania (i to niezależnie od tego, czy posiadają konto w Google).

Narzędzie to znacząco podnosi wygodę korzystania ze strony i pozwala potencjalnym klientom na szybki kontakt z pracownikami firmy (np. handlowcami, konsultantami itp.) w dogodnym dla wszystkich terminie. A stąd już tylko jeden krok do podniesienia sprzedaży. Oczywiście umawianie prywatnych spotkań to nie jedyny sposób na wykorzystanie tej funkcji – za pomocą harmonogramów użytkownicy mogą też na przykład zapisywać się na zamknięte webinary z ograniczoną liczbą uczestników.  

3. Szablon wiadomości e-mail

Kolejna funkcja szczególnie przyda się osobom tworzącym ważne wiadomości mailowe (np. oferty, wytyczne czy propozycje współpracy), których treść przed wysłaniem powinna zostać skonsultowana z pozostałymi członkami zespołu. A mowa tu o możliwości tworzenia maili w Dokumentach.

Aby wstawić szablon e-maila do dokumentu, wybierz Wstaw > Elementy składowe > Wersja robocza e-maila. Do umieszczonej w ten sposób makiety z łatwością wprowadzisz wszystkich odbiorców, wpisując w odpowiednim polu znak @ i wybierając osobę z listy. Określisz tu również temat wiadomości i stworzysz jej treść. 

Zawartość wszystkich pól elementu mogą komentować i edytować ci członkowie zespołu, którym nadasz odpowiednie uprawnienia.

Kiedy e-mail będzie gotowy do wysyłki, kliknij ikonę z logo Gmaila, która znajduje się po lewej stronie formularza. Wiadomość zostanie automatycznie przeniesiona do Twojej skrzynki pocztowej, gdzie możesz dodać do niej załączniki. Teraz pozostaje Ci jedynie kliknąć przycisk Wyślij.

4. Wysyłanie wiadomości zbiorowych w Gmailu

Niezależnie od tego, czy planujesz zapowiedź webinaru, wewnętrznego firmowego wydarzenia czy wysyłasz newsletter do klientów, najlepiej wiadomość taką przesłać zbiorowo. Kilka miesięcy temu w Gmailu pojawiła się funkcja wysyłania wiadomości do wielu osób, bez konieczności używania funkcji UDW. Aby skorzystać z nowych możliwości Gmaila wystarczy podczas tworzenia wiadomości kliknąć w dolnym menu ikonę Przełącz tryb wysyłania zbiorczego.

Co więcej, w kilka tygodni po premierze funkcja ta została uzupełniona możliwością korzystania ze znaczników. W Gmailu dostępne są takie komendy jak @firstname, @lastname, @fullname oraz @email. 

Warto wiedzieć, że do e-maili wysyłanych w trybie zbiorczym automatycznie dodawany jest link, który umożliwia adresatom anulowanie danej subskrypcji. Jeśli odbiorca w niego kliknie, nie będziesz już w stanie przesyłać tej osobie wiadomości zbiorowych.

5. Makiety w Gmailu

Kończąc temat komunikacji mailowej, przyjrzyjmy się funkcji, która pozwoli Ci wysłać przejrzyste, profesjonalnie wyglądające maile do klientów i kontrahentów. Możesz wykorzystać je na przykład podczas wysyłania ofert czy zaproszeń na wydarzenia.

W Gmailu dostępne są teraz graficzne szablony wiadomości, zawierające wstępnie wstawione już obrazy, przyciski oraz miejsce na tekst. Makiety te możesz oczywiście dostosować do własnych potrzeb, zmieniając ich kolor, treść i elementy graficzne.

Aby skorzystać z szablonu, utwórz nowy e-mail, a następnie w menu na dole okna wiadomości kliknij ikonę Wybierz układ.

6. Czasowe udostępnianie plików na Dysku Google

Jeśli często współpracujesz z osobami spoza swojej organizacji, na przykład z zewnętrznymi agencjami, freelancerami czy przedstawicielami innych firm, z którymi wspólnie tworzysz materiały marketingowe lub wydarzenia, to pewnie udostępniasz im sporo dokumentów. A to oznacza, że jeśli chcesz zachować odpowiedni poziom bezpieczeństwa, to po zakończonej współpracy musisz pamiętać o wyczyszczeniu listy kontroli dostępu do pliku. Na szczęście w Google Workspace pojawiła się funkcja, którą ściągnie z Ciebie ten dodatkowy obowiązek.

Wystarczy, że podczas nadawania praw do edycji, komentowania czy przeglądania pliku, ustalisz też datę ważności, po której nadany dostęp automatycznie wygaśnie. Aby dodać taki parametr do pliku czy folderu, w wyskakującym oknie kliknij przycisk określający zakres dostępu, a następnie z rozwijanej listy wybierz opcję Dodaj datę ważności. W oknie pojawi się dodatkowe pole, w którym będzie można wskazać, do kiedy ma zostać nadany dostęp.

7. Konwersja zdjęć i plików PDF na tekst

Być może zdarzyło Ci się kiedyś ręcznie przepisywać tekst z przesłanej przez grafika kreacji. Jeśli tak, to pewnie nie wiesz, że na Dysku Google znajduje się opcja konwersji na tekst plików z rozszerzeniem .pdf, .jpeg, .png i .gif. Aby dokonać takiej operacji wystarczy wejść na Dysk, a następnie kliknąć w wybrany plik prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybrać Otwórz w > Dokumenty Google. Plik zostanie przekonwertowany automatycznie.

Pamiętaj przy tym, że technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR) wciąż nie jest doskonała, więc format tekstu może nie zostać zachowany (przykładowo narzędzie może nie wykryć tabel, przypisów dolnych czy wypunktowanych list). Co więcej, aby funkcja działała poprawnie, rozmiar pliku nie może przekraczać 2 MB, a rozdzielczość musi mieć minimum 10 pikseli wysokości. Plik musi też być ustawiony odpowiednią stroną do góry.

8. Widok osi czasu w Arkuszach Google

Tworzenie wykresów Gantta w Arkuszach Google to w wielu działach marketingu wciąż najpopularniejszy sposób planowania większych, wielowątkowych projektów, takich jak na przykład kampanie sprzedażowe. Niedawno Google wprowadziło funkcję, dzięki której nie trzeba już robić tego ręcznie (poprzez kolorowanie poszczególnych komórek dokumentu).  

Interaktywna oś czasu, bo o niej mowa, pozwala szybko tworzyć, a następnie wygodnie korzystać z diagramów tego typu. Funkcja ta pozwala wyświetlać takie informacje, jak opis zadania, datę jego rozpoczęcia i zakończenia czy imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za wykonanie danego wycinka pracy.

Jeśli chcesz utworzyć widok osi czasu, w górnym menu wybierz zakładkę Wstaw > Oś czasu, a następnie postępuj zgodnie z informacjami pojawiającymi się w wyskakującym okienku – wybierz zakres danych i skonfiguruj ustawienia w panelu bocznym arkusza. 

Kiedy już to zrobisz, w arkuszu automatycznie utworzona zostanie osobna karta, w której wybrane przez Ciebie informacje będą prezentowane w formie diagramu Gantta. Widok ten możesz dodatkowo spersonalizować (na przykład poprzez wyświetlanie zadań dla różnych przedziałów czasowych).

9. Łatwe przypisywanie zadań z poziomu Dokumentów

A skoro jesteśmy już przy realizacji konkretnych zadań, to warto wspomnieć, że od sierpnia 2022 r. w Dokumentach można przypisać sobie lub swojemu współpracownikowi zadania, które automatycznie pojawią się liście rzeczy do zrobienia tej osoby. 

Aby przypisać komuś pracę do wykonania, kliknij w górnym menu zakładkę Formatuj > Listy punktowane i numerowane > Lista kontrolna lub skorzystaj z menu kontekstowego (wpisując @zadanie). W dokumencie pojawi się dodatkowe okienko, w którym należy uzupełnić nazwę rzeczy do zrobienia; osobę, której chcesz ją powierzyć oraz datę jej wykonania.

Wskazany użytkownik zostanie mailowo poinformowany o tym, że ma do wykonania jakieś zadanie. Znajdzie je również w swojej aplikacji Lista zadań. Co więcej, jeśli dokona tam jego edycji – na przykład odznaczając je jako wykonane lub modyfikując jego nazwę – to wprowadzone zmiany natychmiast znajdą swoje odzwierciedlenie na liście stworzonej w pliku Dokumentów Google. Synchronizacja ta jest automatyczna i działa w obu kierunkach.

Funkcja ta pozwoli Ci zaplanować i sprawnie przeprowadzić większość projektów marketingowych, w których realizację zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób. Możesz w ten sposób przypisać zadania przy tworzeniu filmu promocyjnego, strony internetowej czy prezentacji dla klienta, bez używania platformy do zarządzania zadaniami. Wystarczy, że udostępnisz członkom zespołu jeden plik Dokumentów, a wszyscy cały czas będą na bieżąco z postępem prac.

10. Pisanie głosowe w Dokumentach

Pozostając jeszcze w Dokumentach przyjrzyjmy się funkcji, która znacznie przyspiesza tworzenie materiałów tekstowych. Jeśli z jakiegoś powodu wygodniej Ci podyktować treść, niż ją zapisać, to w aplikacji tej znajdziesz opcję pisania głosowego.

Aby je włączyć, w górnym menu kliknij Narzędzia > Pisanie Głosowe. Na ekranie pojawi się pole mikrofonu – kliknij je i rozpocznij dyktowanie. Tekst wypowiadaj w zwykłym tempie, ale rób to wyraźnie.

Aby wprowadzić znaki interpunkcyjne, wypowiedz ich nazwę. Lista znaków dostępnych w języku polskim jest dość obszerna (m.in. kropka, przecinek, średnik, dwukropek, ale też mniej oczywiste: dywiz, małpa, etka czy nawias klamrowy otwierający).  Za pomocą komend głosowych możesz też przenieść kursor do nowego wiersza (nowy wiersz) lub stworzyć nowy akapit (nowy akapit). 

Jeśli chcesz zmienić zapisany w ten sposób tekst, możesz dokonać edycji bez konieczności wyłączania mikrofonu. Kiedy zaś skończysz, ponownie kliknij ikonę pisania głosowego.

11. Przydatne skróty klawiaturowe w Dokumentach

Czy skróty klawiaturowe można nazwać funkcją? Nawet jeśli nie, to w tym podpunkcie naginamy zasady, aby podzielić się z copywriterami kilkoma skrótami, które zbawiennie wpłyną na ich pracę. A mowa tu o:

doc.new – wpisanie tego adresu w pasku przeglądarki otwiera nowy Dokument Google

Ctrl+Alt+1, 2, 3 itd. – użyj skrótu po umieszczeniu kursora w dowolnym miejscu akapitu, aby zmienić go na nagłówek H1, H2, H3 itd. (w zależności od użytej liczby).

Ctrl+K – użyj skrótu po zaznaczeniu wybranego tekstu, aby szybko zamienić go na link.

Ctrl+Alt+M – zaznacz tekst, do którego chcesz się odnieść, i użyj skrótu, aby otworzyć okienko z komentarzem.

— – dwukrotne naciśnięcie klawisza dywizu (-) zmieni znak na półpauzę (–).

Ctrl+Shift+S – uruchamia pisanie głosowe.

12. Wątki w pokojach na czacie

I na koniec funkcja usprawniająca komunikację. Rozmowy grupowe prowadzone w Spaces, czyli pokojach na czacie, potrafią znacząco przyspieszyć realizację zadań – szczególnie w kipiących pomysłami działach kreatywnych. Zamiast jednak tworzyć dziesiątki pokoi w celu omówienia różnych spraw z różnymi ludźmi, możesz zacząć korzystać z wątków w obrębie jednej większej konwersacji.

Jak działają wątki w Spaces? Otóż kiedy zajdzie taka potrzeba, dla każdej wiadomości przesłanej w pokoju możesz stworzyć rozmowę poboczną. Wystarczy, że najedziesz na daną wypowiedź i klikniesz ikonę Odpowiedz w wątku. Ekran zostanie podzielony na dwa mniejsze panele – w jednym można kontynuować główną rozmowę, a w drugim – omawiać sprawy w ramach wątku. 

Rozwiązanie to sprawia, że osoby, które nie są zainteresowane danym tematem, nie muszą zapoznawać się z informacjami przesłanymi w rozmowie pobocznej. Do wątku w każdej chwili możesz wrócić i zapoznać się z wiadomościami, które zostały tam wysłane podczas Twojej nieobecności. Podobnie jak w głównej konwersacji, możesz tu również wyszukiwać wiadomości, bezpośrednio wzmiankować konkretnych użytkowników, reagować za pomocą emotikonów czy wysyłać odpowiedzi na jakąś wiadomość.

Innym ułatwieniem w Spaces, o którym warto wiedzieć, jest to, że administrator Google Workspace może stworzyć w konsoli predefiniowane grupy osób, które będą pojawiały się jako podpowiedź przy tworzeniu nowego pokoju. W ten sposób, zamiast ręcznie dodawać do rozmowy kilkanaście osób, można zrobić to jednym kliknięciem. Wystarczy, że zadbasz o to, aby w konsoli powstały predefiniowane grupy dla całych działów czy zespołów projektowych.

Czytaj więcej: Narzędzia Google Workspace w codziennej pracy chętnie wykorzystywane są również przez zespół Brand24. W case study znajdziesz opis funkcji, które uchodzą za najbardziej przydatne.

Autor: Monika Zając, Content Manager w FOTC

Interesuje się teorią języka, marketingiem i nowymi technologiami. O Google Workspace wie na tyle dużo, że postanowiła dzielić się tą wiedzą z innymi. Wolne chwile spędza w lesie, w kinie albo w kuchni.